A nagynak ígérkező történelmi pillanatokat logisztikai szempontból is meg kellett szervezni. Az erdélyi románságot képviselő 1228 (más adatok szerint 1450) küldöttön kívül végül százezres tömeget megmozgató, Gyulafehérvárra összehívott román gyűlés szervezőinek fel kellett készülniük az esemény lebonyolításával kapcsolatos banális kérdésekre is, mint amilyen a résztvevők étkezése és elszállásolása.